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憂鬱な会議をなくす!一味違う会議の方法

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憂鬱な会議をなくす!一味違う会議の方法

「会議って憂鬱だな…」

「会議している時間があるなら業務をしたいな…」

と思う事ありますか?



長時間の会議

進行役だけが話す会議

何も決まらない会議

資料の共有のない会議



会議の質も、どのように進めるかによって全然違うものになると思います。

効率的な会議を行うためにも、ネクステージグループでは

【会議のオキテ】

がございます。

会議をする前には会議のオキテを参加者全員で唱和しています!

早速ですが、全会議室に掲示してある【会議のオキテ】をご紹介しますね(^O^)


会議のオキテ

① 会議の目的・意図を明確にする事

② 事前に議題・資料を共有する事

③ 時間厳守(3分前集合・90分以上の会議禁止)

④ 結論から先に言う

⑤ 1回以上は意見を出す

⑥ 会議に集中する事(会議中はSNS利用禁止)


限られた時間で、より効果的な会議をするために

上記のオキテを守りましょう



業務時間の中でも大きな割合を占める会議。

会議が効率的に進むことで仕事全体の生産性も上がります!


① 会議の目的・意図を明確にする事

今日の会議って何を決めるんだけ・・・?

意図がはっきりしていない集まりは全く意味のないものになってしまいます(>_<)

全員が同じ目的について意見を言い合わなければ、短い時間の中で決めなければいけないこともなかなか決められませんよね?

目的があっちこっち言ってしまうと、1番に決めたいことが先延ばしにされてしまいます。

会議が開催される際には、必ず前もって目的・意図を明確にすることで短時間でも濃厚な会議を行うことが出来ます☆


② 事前に議題・資料を共有する事

議題を共有するためにも「議事録」を必ず作成しています。

全員が共通して確認できるものなので、会議の前には目的・意図と合わせて細かく会議で決める議題について各自議事録を確認し、会議に挑みます。

議題や資料を会議が始まってから共有していては、会議の時間が少なくなってしまいますので、事前に共有が非常に大切です♪

大切な業務時間内での会議ですので、効率よく会議がスタートした時点で議題の話し合いを開始できるようにしておくとスムーズですよ(^^)/


③ 時間厳守(3分前集合・90分以上の会議禁止)

これは会議に限らず、すべてのことに関して厳守すべきことですが、会議のスタートが遅れてしまうと勿論、会議時間が短くなってしまいます。

前もって予定がたてられている会議の時間なので、きちんと3分前には集合していなくてはいけません。時間は有限なので、1人1人の時間に対する意識が重要になってきます。

また、会議は基本90分以上は禁止しています。

何故なら、長い時間話し合うから意見がまとまるわけではありません。

短時間で凝縮して集中し、頭をフル回転させるからこそ、良い意見が飛び交い決定までの時間を短くできます☆


④ 結論から先に言う

結論を先に言う事で、自分の意見を的確に効果的に伝えることができます。

説明から先に話し出してしまうと、1番に伝えたいことが印象に残らなくなってしまいますし、短い時間で結論までまとめることが難しくなってしまいます。

1つの会議の方向を定める為にも、結論を最初に出して意見を述べることが効率よく会議を進めることに繋がります。


⑤ 1回以上は意見を出す

会議に参加しているならば必ず1回は意見を言わなくては参加している意味がなくなってしまいます。

ただ座って話を聞いているだけでしたら、後程会議の内容を共有してもらうだけで良くなってしまいますよね?

会議に参加しているならば、1回は発言し様々な意見を揉んで揉んで、結果を出すことが大切です!

1人よりも2人、2人よりも3人の意見があった方が、より良いシナジーを生み出せます!

せっかくの会議なので、聞き専ではなく「参加」を意識して意見を出しましょう。


⑥ 会議に集中する事(会議中はSNS利用禁止)

会議中にSNSなんてご法度です!!

仕事関係のことでメールが届くかもしれません・・・

しかし、会議の時間は会議に集中しなくては、大切な事を聞きそびれてしまいます!

そして、自分自身も集中していないと、しっかりとした意見を述べることが出来なくなってしまいます。

業務時間内に皆で時間を合わせて開催する会議ですので、しっかりと集中し通常業務は会議が終わってから行いましょう!




会議のオキテは1人だけが守っていてもより良い会議の場を創ることはできません。

ネクステージグループでは全員で「ステキな会社」を創るというビジョンの元、日々の会議でも「ステキな会議」を創ることが大切になってきます。


意見を聞く場、意見を発信する場

どちらも成り立って初めてステキな会議へと繋がると思います!

会議の方法には100%正解はないので、ネクステージグループの会議のオキテが絶対!という事ではありません。

今後もみんなでどんな会議の形が最適なのか考え、それに関してもまた意見を出し合えたらいいなと思います♪


また、会議のオキテには入っていませんが、自分たちの会議が終わったあとも次の会議の人たちが使用しますので、

次に使用する人のことを考えて、片付けと掃除をしてから会議を終わらせることも大切ですよ(^^)/


ネクステージグループではインプットはもちろんですが、アウトプットを重要視しています。

会議中も意見を聞かれる場が非常に多いと思いますが、全員でステキな会社を創る為にも皆の意見が大切になりますので、

会議では1回と言わず、沢山意見を発言をしましょう!


さて、そんなキャッツ☆アイはこうしてブログで色々発信をさせて頂いておりますが、最近SNSではグループの仲間を沢山紹介できていて嬉しい限りです(*‘∀‘)

まだまだ働く仲間は沢山いるので、今後もこうご期待です(^O^)/


もちろん新しい仲間も大募集しておりますので、

一緒に「ステキな会社」を創りたいと思ってくださった方は【こちら】をクリック♪

掲載されている求人以外にも、今までブログで紹介してきた皆様の部署で新しい仲間を募集しておりますので、ご覧くださいね♪


WEBマーケ

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